ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ».
Ou PGI (Progiciel de gestion intégré) dans le monde francophone.
Caractéristiques d’un ERP
Il émane d’un concepteur unique
En cas d’impact d’un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés
C’est un système qui garantie la piste d’audit : il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information
Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l'ERP)
Il garantie l’unicité des informations qu’il contient puisqu’il n’a qu’une seule base de données au sens logique.
La vocation d’un ERP est d'homogénéiser le Système d'Information de l'entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion, c'est-à-dire :
La gestion des achats
La gestion des ventes
La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, personnel
Le contrôle de gestion
La gestion de production (planification, ...)
La gestion des stocks (logistique)
Un ERP est sub-divisé en modules qui répondent chacun à un des domaines de gestion listés ci-dessus.
On dit aussi que l’ERP est constitué de modules fonctionnels, chacun couvrant un périmètre de gestion de l’entreprise.
L'ERP est donc sur serveur.
La majorité des ERP sont couplés à une base de données ORACLE.
De plus, les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour Powerpoint et Excel.
En effet, le premier étant utile pour personnaliser les bureaux ERP en fonction de l'entreprise et le second pour effectuer les imports/exports de données.
Enfin, les ERP sont aussi compatibles avec des outils de reporting ( CrystalReport en général).
Le reporting étant utilisé en particulier pour le module de gestion relation client.
Les environnements de travail d’un ERP
Un « environnement de développement » qui permet d’adapter le progiciel standard à des besoins spécifiques de l’entreprise.
Un « environnement de test » dit encore environnement de recette qui permet de réaliser des simulations. Ces simulations permettent de tester de nouveaux paramétrages et de vérifier le fonctionnement correct du progiciel par rapport à un processus de gestion donné (une vente, un achat, une sortie de stock, …)
Un « environnement de production » qui correspond au progiciel utilisé par les gestionnaires de l’entreprise au quotidien.
Les bénéfices d’un ERP pour l’entreprise
Avant la mise en place d'un ERP
chaque service avait son propre système d’information.
Pour faire le lien entre ces différents systèmes, les situations suivantes se produisaient :
Double voire triple saisie des mêmes informations dans des systèmes d’information distincts
Au mieux, l’entreprise faisait développer des interfaces informatiques entre ses différents SI
Conséquences néfastes :
En cas de double saisie, on constatait un nombre élevé d’erreurs et d’incohérences entre les différents systèmes d’Information.
En cas d’interface entre différents SI, la mise à jour ne se faisait pas en temps réel.
Des déperditions de données survenaient parfois, du fait d’un plantage informatique au moment du transfert de données.
Des erreurs humaines survenaient aussi régulièrement (transfert du mauvais fichier, doublons dus à deux transferts successifs malencontreux …)
Pour mettre fin à cette situation, les entreprises ont décidé d’implémenter un ERP.
Les bénéfices d’un ERP pour l’entreprise
Eviter la redondance d’informations entre différents SI de l’entreprise.
Disposer d’un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multi-nationales)
Eviter des restitutions d’informations divergentes entre différents services et donc apaiser les conflits qui en résultaient
Une meilleure coordination des services et du coup un meilleur suivi du processus de commande qui inclut la prise de commande, l’enregistrement d’une sortie de stock, l’expédition de la commande et l’émission d’une facture
Une meilleure maîtrise des stocks
Une normalisation de la gestion des Ressources Humaines, en particulier pour les entreprises qui gèrent de nombreuses entités, parfois géographiquement dispersées.
L’ERP peut-t-il s’adapter aux règles de gestion de mon entreprise ?
Les ERP ont des fonctions standards qui s’adaptent aux principales règles de gestion des entreprises (achats, ventes, logistique, …).
Cependant, chaque entreprise est unique et les ERP ne peuvent pas s’adapter en standard à tous les cas particuliers d’entreprises.
Deux solutions sont alors envisageables
Réaliser des développements spécifiques, souvent coûteux et techniquement risqués car pouvant impacter tous les modules
Revoir les règles de gestion spécifiques pour les adapter au progiciel. Cette démarche implique une analyse préalable des processus et une réflexion à mener par la maîtrise d’ouvrage puis une bonne conduite du changement, lors de la mise en place du progiciel. En effet, les employés doivent être préparés à voir la nature de leur travail évoluer, à adopter de nouvelles règles de gestion et à abandonner les anciens logiciels qu’ils utilisaient.
Les phases d'un projet d'implémentation d'un ERP
Etude préalable
Formalisation des règles de gestion, voire révision de ces règles, formalisation des spécifications fonctionnelles.
Cette phase requière des compétences fonctionnelles et métier.
Elle est souvent menée de front par des consultants fonctionnels extérieurs en étroite collaboration avec les employés du métier concerné.
Les développements/paramétrages, rédaction du cahier de paramétrage
La préparation et la réalisation des tests
La formation des utilisateurs et l’accompagnement vers le changement
La bascule de l’ancien vers le nouveau système, le contrôle de la reprise correcte des données.
Les principaux éditeurs d'ERP
On distingue deux types d'ERP: les ERP propriétaires, édités par des sociétés, ce qui implique l'achat d'une licence.
et les ERP open source qui sont "gratuits".
Les principaux ERP du marché sont:
SAP (leader mondial)
Oracle/PeopleSoft
SAGE ADONIX
Microsoft
SSA Global
GEAC
Intentia/Lawson
Infor Global Solutions
Oracle/PeopleSoft
PeopleSoft a acheté JDEdwards en 2003. En 2003, Oracle s’est emparé de Peoplesoft lançant une OPA hostile. Cependant, Oracle a décidé de maintenir opérationnelles les lignes de produits de Peoplesoft au moins jusqu’en 2013, afin de rassurer les anciens clients Peoplesoft.
Peoplesoft est consultable via une interface de type Web.
Voici la liste de la suite logicielle Peoplesoft, juste avant le rachat par Oracle mais dont le support technique sera encore assuré par Oracle jusqu’en 2013.
PeopleSoft Enterprise Supply Chain Management : gestion de la chaîne logistique
PeopleSoft Enterprise General Ledger : comptabilité générale
Un workflow (anglicisme) est la représentation d'une suite de tâches ou opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Le terme flow renvoie au passage du produit, du document, de l'information, etc., d'une étape à l'autre. (wikipédia)
On trouve aussi les expressions:
« flux de travaux »
« automatisation des processus »
« flux opérationnel »
On appelle workflow management la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (ou « processus opérationnel » ou encore « procédure d'entreprise »).
Exemple de WorkFlow:
Les outils WorkFlow
Un outil de workflow administratif permet de gérer de façon automatisée des processus basés sur des interventions humaines (circuit de réservation de voitures, de demande d’investissement…).
en interaction avec la messagerie ainsi qu’avec d’éventuelles applications d’entreprise (legacy systems).
Les outils de gestion des processus se décomposent en deux catégories :
les outils de modélisation des processus.
les outils de workflow.
Les outils de modélisation des processus
Les outils de modélisation des processus se concentrent sur la conception et l'optimisation des processus métier.
Ils facilitent la formalisation et la définition des éléments clés d'un processus.
Il s'agit :
d'identifier les différentes actions à réaliser durant tout le processus.
Une fois répertoriées, on ordonnance ces actions de façon à obtenir un ordre de réalisation.
On répertorie ensuite les intervenants et les données relatifs à chaque action.
Enfin, on définit les délais de réalisation des différentes actions et de l'ensemble de ces actions.
Outils de workflow
Les outils de workflow permettent quant à eux d'automatiser les processus obtenus avec les outils de modélisation.
Ces outils, que l'on nomme parfois moteurs de workflow, vont se charger d'orchestrer le tout, en assignant aux acteurs définis les tâches à effectuer avec les données fournies et dans les délais impartis.
