صال تنظيمي .                      السداسي 2 فنيات التحرير الإداري

الدرس : المحضر .

1-تعريفه

هو وثيقة إدارية لها طابع قانوني الحائز على قوة الإثبات اذ ثم بموجب المحضر إثباتحادثة  او معاينة واقعة او التصريح بالشروع في انجاز اعمال لو الانتهاء منها ’ ويشكل المحضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق بالموضوع الخصوصي الذي يتضمنه

يكتب في المحضر كافة المعلومات المتعلقة بالمسألة او الحدث مع مراعاة الايجاز والدقة في سرد الوقائع والموضوعية في عرض الأفكار والمشاهدات

2-أنواع المحاضر

تختلف صياغتها باختلاف أهدافها وتتحد جميعها في الأهمية القانونية والإدارية ومن اهم أنواعها نذكر

أ محضر الاجتماع

-تعريفه: هو وثيقة إدارية يسجل فيها ما دار او قيل في اجتماع عمل ما , بنقل ذلك حرفيا وبأمانة .

أنواعه : يوجد نوعان

-عرض حالي تحليلي : يسجل فيه المحرر تدخلات الأعضاء بصفة تحليلية , بمعنى أن كاتب الجلسة يقتصر في نقله للتدخلات على ما هو أساسي في المناقشات والحلول المقترحة ويجب أن يكون نقل التدخلات صحيحا , كاملا ووجيزا . هذا النوع يستعمل في سائر الاجتماعات ومنها الإدارية .

-عرض حال حرفي : هو ذلك النوع المتميز بنقله الحرفي والكامل لسير الاجتماع . ان طبيعة الموضوع وأهميته وكذا نوعية الجمعية المجتمعة هي التي تفرض على المحور نقل تلك التدخلات والمناقشات بأكملها , وهذا النوع من عرض الحال يستعمل أكثر في المؤتمرات والجمعيات والمجالس المنتخبة .

تصميمه : يمكن تقديمه في جزأين اثنين

الجزء الأول : الجانب الشكلي

يتكون عرض الحال من البيانات التي تتضمنها أي مراسلة إدارية مع اضافة ما يلي :

 

-عنوان الوثيقة يتكون من كلمة "عرض الحال" متبوعا بنوع الاجتماع .

-كتابة تاريخ الاجتماع على مستوى العنوان .

-نص عرض الحال يبدأ بتمهيد يذكر فيه تاريخ الاجتماع بالحروف وليس بالأرقام وتحديد الساعة .

-ذكر مكان انعقاد الاجتماع

-اسم الشخص الذي يترأس الاجتماع وصفته .

-أسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع وصفاتهم , مع ذكر الغائبون بعذر ومن غير عذر .

-موضوع الاجتماع يقدم مع جدول الأعمال الذي يتضمن النقاط الأساسية التي سيتناولها الاجتماع .

الجزء الثاني : صلب الموضوع (النص) يضم المعلومات التالية :

-تسجيل التدخلات وأصحابها تسجيلا وصفيا بحسب طبيعة الاجتماع (عرض تحليلي أو حرفي ) .

-النتيجة (اتخاذ قرار ما وكيفية ذلك ).

-عبارة ختامية : مثال : "بعد الانتهاء من جدول العمل ’ رفع الرئيس الجلسة على الساعة ...".

-الامضاء الذي عادة ما يتجسد في امضاءين :

*امضاء المسؤول (الرئيس الإداري) على اليسار .

*امضاء المحرر (كاتب الجلسة ) على اليمين .

بعد الاجتماع يتم مراجعة عرض الحال وتبييضه ثم توقيعه وبعدها ارساله الى المعنيين (حضروا أو تغيبوا ).

شكل المحضر : يتضمن العناصر الأتية

اسم الدولة : باعتباره وثيقة رسمية .

اسم الإدارة : مصدر المحضر .

الرقم : يسجل في سجل الصادرات

عنوان متبوع بموضوع : محضر تنصيب او محضر اجتماع ...الخ

 

التوقيع : يوقع من طرف الأطراف المعنية .

التاريخ : تاريخ اعداد المحضر يتم تدوينه بالأحرف بدل الاعداد الرقمية , مع تحديد المكان والزمان والأشخاص المشرفين على العملية .

ب محضر التنصيب :

يثبت بموجب موظف جديد في عمله بشكل رسمي والتاريخ المسجل هو بداية علاقة العمل بين الموظف والإدارة أو المؤسسة ويوقع من طرف الموظف الرسمي ويوقع من طرف الموظف المعني والرئيس الإداري الحائز على سلطة التعيين .

ويتشكل من العناصر التالية :

أ-تاريخ التنصيب بالأحرف .

ب-اسم وصفة القائم بالتنصيب .

ج-اسم الموظف ورتبته وتنصيب المنصب .

د-تاريخ بدء سريان وهو تاريخ المحضر .

ه-الإشارة الى المستند القانوني قرار أو قرار التعيين .

و-توقيع المعني .

ج-محضر المعاينة : يحرر من طرف الموظف العمومي المكلف قانونيا بذلك أي تكون المعاينة موضوع المحضر مندرجة ضمن صلاحياته القانونية أو بتكليف من الرئيس الإداري المخول له هذه الصلاحيات على أن يتولى الموقع على المحضر عملية المعاينة بنفسه , ويتشكل من العناصر التالية :

أ-تاريخ ومكان المعاينة .

ب-الاسم والصفة القانونية للمعاين .

ج-المرجعية القانونية لعملية المعاينة .

د-موضوع المعاينة الحدث , المخالفة ...الخ .

ه-الصبغة الختامية المتضمنة لاقتراح التدابير أو الإحالة من جهة معينة .

و-توقيع وختم المحرر .

ز-النسخ الإضافية للمحضر .