ماستر1 اتصال تنظيمي.                     السداسي2 المادة فنيات التحرير الإداري.

الدرس الأول :التقرير.

1-تعريفه

هو وثيقة إدارية هامة تستخدم لوصف أو تحليل مشكلة مطروحة أو عمل منجز أو حادثة أو سير مرفق وعليه فان للتقرير استخدامات مختلفة كما أنه يهدف الى إيصال المعلومات حول الموضوع المشار اليها من المرؤوس الى الرئيس أو من مصلحة أخرى لذلك يمكن تصنيفه ضمن الوثائق الإعلامية والإدارية يحرر التقرير عادة بطلب أو توجيه من الجهة الأعلى رتبة في السلم الإداري للحصول على المعلومات من أجل اتخاذ تدابير أو قرارات وعلى محور التقرير الاكتفاء بعرض الوقائع بشكل موضوعي بدون ابداء رأيه رأيه في الموضوع ويكتبه شخص مكلف.

2-أهمية كتابة التقرير :

-تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط

-توثيق النشاط للرجوع اليه وقت الحاجة

-استخلاص أفكار جديدة وانتاجها وتنميتها وحفظها

-الشعور بالإنجاز وزيادة الثقة بالنفس

-اقتراح إجراءات أو تدابير

-تقديم مساعدة للمرسل اليه الذي هو بحاجة الى رأي المختص في الموضوع

-توضيح الرؤى للمرسل اليهم حول الإشكالية

3-أهداف التقارير:

تكتب التقارير للأهداف التالية :

1-نقل معلومات ما الى اخرين في الوقت الحالي او مستقبلا او كلاهما. فالموظف يكتب تقريرا لمديره ليطلعه على تطور العمل او الأنشطة الأسبوعية او الشهرية.

2-التقارير الكتابية لا غنى عنها . فالتقارير الشفهية يمكن استخدامها لكن الكتابية اوثق واضمن واكثر استقلالية.

3-التقرير المكتوب يمكن توزيعه على اكثر من شخص أي يمكن نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص قد يتواجدون في أماكن مختلفة وربما يكون توقيت عملهم مختلفا.

4-التقرير يمكن الرجوع اليه في أي وقت حسب الحاجة والضرورة.

4-أنواع التقارير :

تقسم التقارير المكتوبة الى مجموعة متنوعة حسب الأغراض والمهام التي يخدمها التقرير وذلك على النجو التالي :

أ-من حيث زمن الإصدار :

1-تقارير دورية. 2-تقارير غير دورية.

ب-من حيث محتوى التقارير :

1-تقارير مالية ومحاسبية. 2-تقارير الأنشطة . 3-تقارير الافراد

ج-من حيث الهدف من التقارير:

1-تقارير متابعة 2-تقارير معلومات 3-تقارير الدراسات 4-تقارير تقييم الأداء 5-تقارير وصفية  6-تقارير سابقة التصميم

د-من حيث الجهة التي يوجه اليها التقرير:

1-تقارير داخلية              2-تقارير خارجية

وتتنوع أغراضه حسب الغرض الذي تؤديه كالتقارير الإحصائية , التقارير الدورية , تقارير توصية , تقارير رسمية , تقارير بحث واستقصاء , تقرير تفتيش , تقرير اخباري .

أ-تقارير بحث واستقصاء :

ويحررها الخبراء بعد استطلاع ميداني يخص فروع النشاط التي تهم المؤسسات او الإدارات التي ينتسبون اليها.

ب-التقارير التفتيشية:

هي تقارير تهدف الى اعلام الرؤساء الإداريين او الهيئات المعنية بوضعية مرفق معين أو طريقة تسييره او التحقيق في ملابسات. ويتطلب هذا النوع من التقارير عمليات تحقيق وتفتيش أو استطلاع ميداني مثل تقارير مفتشي المالية ,التربية , الإدارة , النظافة ...الخ

ج-التقارير الإعلامية :

تهدف الى ابلاغ الرؤساء الإداريين بحصول حوادث او وقوع مستجدات تتعلق بسير العمل في الإدارة او العلاقات بين الموظفين او مع المتعاملين الخارجيين.

د-التقارير الدورية للأنشطة :

تهتم هذه التقارير بتقييم الأنشطة والاعمال المنجزة في مصلحة او مرفق من خلال فترة زمنية محددة وبشكل دوري شهريا ,سداسيا , أو سنويا.

5-مراحل اعداد التقرير

الجوانب الشكلية للتقرير:

ان الجوانب الشكلية الأثر الكبير في تحقيق اهداف التقرير سواء كانت هذه الأهداف عرض نتائج بحث او تحريك سلوك الاخرين عن طريق اقناعهم بشيء معين او اعلامهم بأمر من الأمور

وتتمثل الجوانب الشكلية في :

ا-الغلاف : تتكون أجزاء الغلاف من خمسة عناصر:

1-بيانات المسؤولية  :موقعها في الزاوية العليا لجهة اليمين وتتكون من الموقع التنظيمي لمعد التقرير. والموقع الأعلى الذي ينتمي اليه واسم المؤسسة التي ينتمي اليها على ان يكون اسم المؤسسة هو الأعلى يليه الموقع الأعلى الذي ينتمي اليه

2-الرقم  :موقع الرقم في الزاوية العليا لجهة اليسار , ويمكن ان يكون هناك رقمان رقم متسلسل عبارة عن عدد التقارير التي أرسلت من قبل الموقع المعد للتقرير. وهو يفيد في عملية حفظ واسترجاع التقرير

3-اسم التقرير :وهو الأبرز في أجزاء الغلاف ويكون في وسط الغلاف بخط مميز عن باقي الأجزاء.

4-التاريخ  : عادة يكون موقع التاريخ تحت العنوان مباشرة ويقصد بالتاريخ تاريخ بدء وانتهاء النشاط الذي يغطيه التقرير.

5-معد التقرير: يكتب اسم او أسماء معدي التقرير في الزاوية السفلى لجهة اليسار

ب-المحتويات :او ما يعرف بالفهرس

ج-المستخلص: عبارة عن صياغة الأفكار الرئيسية في عبارات قليلة مرطبة تركيبا منطقيا مع التركيز على اهم الحقائق والمعلومات الرئيسية وترك المسائل غير الضرورية

د-المقدمة  :وتشمل تحديد هدف التقرير ونطاقه والأسباب الموجهة لكتابته. والترتيب الذي وضع للأقسام الرئيسية كما يمكن ان تتضمن المقدمة اسم ووظيفة من سيقدم اليه التقرير وتصنيف التقرير حسب  درجات  السرية وللنتائج التي توصل اليها التقرير

ه-المتن وهو صلب الموضوع ويتضمن الأقسام الرئيسية والفرعية.

و-الخاتمة في بعض الأحيان قد نستعيض عن المستخلص والتوصيات بالخاتمة حيث يتم ذكر تلخيص للدراسة والنتائج ومن ثم عرض التوصيات