التصحيح النموذجي لامتحان السداسي الثاني  لمقياس نظام تخطيط الموارد المؤسسة

جواب السؤال الأول : شرح المصطلحات باختصار ( نقطتان )

نظام ERP جاهز : يتم اختيار نظام ERP مناسب لأعمال المؤسسة ومتطلباتها، والعمل على تكييف وإعادة هندسة إجراءات المؤسسة حتى تتمكن من استخدام النظام، و ذلك يكون عن طريق شراء البرنامج والسيرفرات.

نظام ERP مرن : وهو اختيار مفتوح ويمكن التعديل عليه عن طريق فريق برمجي في المنظمة، أو عن طريق شركة متخصصة في البرمجيات وتقوم بإجراءات التعديلات المطلوبة.

نظام ERP  من الصفر : نقصد بهذا الاختيار أن نقوم ببناء نظام جديد عن طريق فريق من المطورين في المؤسسة، أو عن طريق منظمة متخصصة للقيام بجميع أعمال التحليل والتطوير والدعم والتدريب.

ذكاء الأعمال : وهو نظام تكنولوجي يجمع ويحلل البيانات التي تأتي من أكثر من نظام ( التي يكون مصدرها الأنظمة الرقمية التي تستعين بها المؤسسة في إدارة أعمالها ) حيث يقرأ مايسمى data  أي البيانات الماضية المستخلصة من الأنظمة السابقة لمساعدتها في التنبؤ بالمعلومات والتصورات المستقبلية .

جواب السؤال الثاني : قارن باختصار بين  : نظام تخطيط موارد المؤسسة ، التحول الرقمي ورقمنة الأعمال .  ( 3 نقاط )

 

جواب السؤال الثالث: ( 3 نقاط )

صممت نظم المعلومات الإدارية تقليديا لخدمة مجال وظيفي محدد أو نشاط جوهري من أنشطة المنظمة ، بل إن عملية تطوير و تصميم نظم المعلومات كانت مبنية على تلبية احتياجات إدارة ظيفة أساسية حددة ، لذلك ظهرت نظم المعلومات المحاسبية لدعم الإدارة المحاسبية ونظم المعلومات التسويقية لمساعدة الإ و هكذا بالنسبة للأنشطة الوظيفية الأخرى

فالتجزئة بهذه الصورة ، لم تعد مناسبة في عصر تطورت فيه المنظمات و امتدت ي دول و قارات عدة ، و تغيرت هياكلها التنظيمية متجهة نحو الهياكل الأفقية ، وذلك بسبب استقلالية هذه النظم التي تنعكس بالضرورة علي مخرجاتها من المعلومات و حدود الدعم الذي تقدمه للإدارة . فضلا عن ذلك فإن الطابع الوظيف المتخصص هذه النظم يجعل مجال الاستثمار في نظم و أدوات تكنولوجيا المعلومات مكلفا من جهة تطبيقات نظم المعلومات الوظيفية ي المنظمة الواحدة من جهة أخرى ، و احتمال وجود عدم توافق بين لذا فان النظام الذي يقدم حلولا شاملة ومتكاملة للاعمال و يضمن وجود حزمة برامجية واحدة لتنفيذ كل أنشطة الاعمال هو نظام  تخطيط موارد المؤسسة الذي يعمل على تقد، تدفق لمستوى متعدد وتقاطع وظيف للمعلومات التي تدعم هذا الاعتماد المتبادل من خلال جميع البيانات من مختلف الأعمال و الأنشطة الرئيسية ثم تخزينها بقاعدة بيانات موحدة ، يمكن أن تستخدم من الأجزاء الأخرى ي المنظمة .

جواب السؤال الرابع:  (4 نقاط )

لتنفيذ مشروع لنظام تخطيط موارد المؤسسة ناجح يجب توفر مقومات عامة ورئيسية وتكون جاهزة وبأفضل حالاتها وهي كالتالي :

الإدارة : وهي الأساس ونقطة البداية ، فالإدارة يجب ان يكون لديها ايمان بفكرة الرقمنة وبكل نظام تفكر في تطبيقه، مما يجعل هذا الايمان ينتقل الى موظفيها ومستخدمي هاته الأنظمة ، هذا من جانب ومن جانب أخر هناك ما الدعم وخاصة الدعم عند بداية تطبيق مثل هاته الأنظمة ، فعليا الكثير هناك الكثير من المشاريع التي فشلت بسبب غياب الدعم من طرف الإدارة .

الموظفين :  هم المستخدمون الرئيسيون لأنظمة الرقمنة، فهم من سيستفيدون بشكل مباشر من مزاياها ويلمسون فوائدها بشكل مباشر. لذلك يطلب منهم القيام بثلاث مهام أساسية :

§       قبول فكرة الأنظمة الجديدة وعدم مقاومتها: وهذا ما يحدث غالبا لكون الموظفين يشعرون بالخوف من كل شيء جديد وهذا نظرا لطبيعة الإنسانية ، كما يشعرهم بالقلق على أمنهم الوظيفي

§       التعاون أثناء تطبيق هذه الأنظمة لكونهم عنصر رئيسي وفعال في تطبيق أي مشروع من مشاريع الرقمنه .

§       استخدام النظام بعد تطبيقه والاستفادة منه والسعي للوصول الى الأهداف المخطط لها عند تبني هذه الأنظمة سيكون عائدا إيجابيا ومبرر على نجاح استثمار المؤسسة في هذه المشاريع مما يساهم في تعزيز مكانتها وتحسين أدائها .

طرق وإجراءات العمل: يُعدّ تحسين طرق العمليات عنصرًا أساسيًا في نجاح مشاريع رقمنة الأعمال. ويشمل ذلك ضمان صحة وفعالية هذه الطرق قبل تطبيق الأنظمة الرقمية، لتجنب أيّ ثغرات أو أخطاء قد تُعيق تحقيق النتائج المرجوة، ولتحقيق ذلك عادة ما تلجأ العديد من المؤسسات إلى تنفيذ مشروع "إعادة هندسة الإجراءات" أو "الهندرة" قبل الشروع في رقمنة عملياتها بهدف تحسين كفاءة العمليات وجعلها أكثر انسجامًا مع متطلبات الأنظمة الرقمية، مما يُساهم في ضمان نجاح عملية الرقمنة وتحقيق أقصى استفادة منها .

البيئة الداخلية للمؤسسة: أو ما يسمى بالبنية التحتية للمؤسسة والمقصود بها الشبكات الداخلية والأجهزة التي سيتم استعمالها في تنفيذ مشاريع الرقمنه بما في ذلك الكادر الذي سيعمل على  توفيرهذه البيئة وسيضمن استقرارها وديمومتها .

وتجدر الإشارة الى أنه لا يشترط جاهزية جميع العوامل المذكورة سابقا بشكل كامل قبل مباشرة تطبيق مشاريع رقمنه الاعمال داخل المؤسسة ،ولكن من الضروري التأكد من توفرها بسهولة في الوقت المناسب ، فعلى سبيل المثال إذا كان مقر المؤسسة في منطقة نائية يصعب فيه الحصول على الإنترنت، فسيكون من الصعب تطبيق الأنظمة الرقمية.لذلك، يجب على المؤسسة أن تخطط مسبقًا لكيفية الحصول على الإنترنت قبل البدء في استخدام هذه الأنظمة.

جواب السؤال الخامس:  (4 نقاط )

نوع احتضان النظام (Systeme Hosting):

ويقصد به أماكن تخزين النظام الذي سيتم استخدامه ، والذي اما سيكون داخل المؤسسة ويطلق عليه بالإنجليزي "on premise"  او يتم اختصاره ب " on prem" ، اما اذا كان سيتم تخزينه خارج المؤسسة لدى الشركات التي زودت المؤسسة بالنظام هذا يطلق عليه بالسحابي "on cloud"  بحيث يكون التواصل مع النظام عبر الانترنت ،وهناك نوع ثالث وهو مزيج بين النوعين ولذلك يسمة بالهجين "Hybrid"  ويكون أيضا التواصل فيه عن طريق الانترنت بحيث يتم تخزين النظام فيه عند شركات متخصصة باحتضان الأنظمة وقادرة  على توفير الديمومة لتواجد النظام، وكذلك تأمين الحماية من عمليات الاختراق .

المقارنة بين النوعين الأول والثاني :

من حيث التكلفة : عادة ما تكون التكلفة المبدئية للأنظمة التي يتم تخزينها على " on premise " تكلفة عالية كون المؤسسة مضطرة لشراء أجهزة الكمبيوتر ، servers التي سيتم تنزل النظام عليها وأيضا تضطر الى تجهيز غرف تسمى "serve rooms"  وهذه كلها مكلفة في البداية بينما الأنظمة المخزنة " on cloud " تكلفتها المستمرة بشكل شهري أو سنوي تكون اعلى خاصة تكلفة الأجهزة وتركيبها، تتحملها الشركة المزودة للخدمة وليس المؤسسة طالبة للنظام  ، إذ ان التكلفة الشهرية أو السنوية التي  يتحملها الزبون (المؤسسة التي اشترت النظام ) تسمى  بالاشتراك، وبمجرد توقف الاشتراك تتوقف الخدمة، وهذا يشكل نوع من أنواع المخاطر لهذا  النوع من أنواع احتضان الأنظمة .

الصيانة للأنظمة وحتى الأجهزة :تكون أفضل ومتطورة أكثر للأنظمة المخزنة على السحابة " on cloud"  على عكس أنظمة المخزنة داخل المؤسسة " on premise" إذ أن المؤسسة يمكن أن تستغرق فترة طويلة من أجل تحديث وصيانة أجهزتها (ان تضطر الى صيانة أجهزتها كل فترة مما يجعل عمر أجهزتها تستهلك بسرعة اكبر وعمرها اقصر).

البيانات (data)  : فالكثير من المؤسسات تفضل تخزين بياناتها داخل المؤسسة  كنوع من أنواع الثقة والراحة النفسية خوفا من قرصنتها ، رغم ان الأمن السيبراني لدى شركات احتضان الأنظمة أمن وأفضل مقارنه اذا ما كان النظام مخزن داخل المؤسسة

السرعة : فاستجابة النظام ممكن تكون افضل اذا كان النظام مخزن داخل المؤسسة مقارنه بالأنظمة المخزنة على السحابة ولكن مع التقدم التكنولوجي أصبحت الأنظمة   " on cloud"   تتمتع بسرعات لابأس بها .

جواب السؤال السادس : (4 نقاط )

تحليل الاحتياجات: تحليل احتياجات المؤسسة هو الخطوة الأولى قبل تطبيق نظام جديد، حيث تهدف إلى فهم أسباب التفكير في النظام، تحديد المشكلات، تقييم جدوى الحلول، وتحديد المسؤوليات والفوائد المتوقعة (مثل زيادة المبيعات أو تقليل الخسائر). يقوم محلل الأعمال بهذه المهمة باستخدام أدوات مثل:

• المقابلات مع الإدارة العليا.
• تحليل الوثائق (خطة استراتيجية، تقارير مالية).
• جمع التغذية الراجعة من العملاء والموظفين.
• دراسة إجراءات العمل. الهدف: اتخاذ قرار مدروس حول الحاجة للنظام.

تحليل متطلبات النظام:بعد قرار تطبيق النظام، يتم تحليل المتطلبات لاختيار النظام والمزود المناسبين. يركز هذا التحليل على المستخدمين النهائيين (end users) من خلال:

• المقابلات وورش العمل.
• المراقبة (عمياء، تفاعلية، تجريبية).
• الاستبيانات لجمع توقعات الموظفين. يتم تنقيح المتطلبات وتجميعها في قائمة لتسهيل دراسة عروض المزودين، مع إرفاقها بالعقد لضمان الالتزام.

اختيار النظام الأمثل:يتم اختيار النظام بناءً على معايير تشمل:

• تلبية المتطلبات.
• تجارب سابقة ناجحة في مؤسسات مشابهة.
• السعر (يشمل التكاليف الأولية والتشغيلية لـ 3-5 سنوات).
• جودة الدعم الفني والتدريب.
• قدرة المزود على التحديث المستمر لمواكبة التغيرات (مثل التشريعات). نصيحة: طلب عروض موحدة، إشراك أصحاب المصلحة، مراجعة تقييمات العملاء، والتفاوض على العقد.

أحجام الأنظمة:تختلف أحجام الأنظمة (مثل تخطيط موارد المؤسسة) حسب:

• تعقيد الوظائف.
• نوع قاعدة البيانات.
• قدرة تحمل عدد المستخدمين. الأنظمة الكبيرة أكثر تكلفة لكنها تدعم النمو. يجب اختيار الحجم بناءً على متطلبات المؤسسة وتوقعاتها المستقبلية (مثل التوسع أو فتح فروع).

اختيار مزود الخدمة:اختيار المزود لا يقل أهمية عن اختيار النظام، ويعتمد على:

• عدد المشاريع الناجحة.
• خبرة الشركة وموظفيها.
• الموقع الجغرافي (المحلي أفضل للتواصل).
• المدة الزمنية للتطبيق.
• التكلفة (تشمل التطبيق، التدريب، والدعم). الهدف: اختيار مزود يضمن تطبيق النظام بكفاءة ودعم مستمر.

اختيار نوع احتضان النظام:تشمل خيارات احتضان النظام:

1. On-premise (داخلي): تكلفة أولية مرتفعة، تحكم وأمان أعلى، صيانة من المؤسسة.
2. On-cloud (سحابي): تكلفة أولية منخفضة، صيانة من المزود، لكن التكلفة الشهرية أعلى ومخاطر توقف الخدمة.
3. Hybrid (هجين): مزيج بين الاثنين. المقارنة: تعتمد على التكلفة، الأمان، التحكم، الصيانة، والسرعة. الأنظمة الداخلية أسرع، لكن السحابية أسهل في التوسع.

دراسة المقارنة واتخاذ القرار:يتم إنشاء جداول لمقارنة الأنظمة والمزودين بناءً على خصائص (مثل الوظائف، السعر) مع إعطاء علامات (1-10) وأوزان حسب أهمية كل معيار (مثل 30% للوظائف، 20% للسعر). النظام أو المزود الحاصل على أعلى علامة يُختار.

دراسة الجدوى (Business Case): : وثيقة تلخص التحليلات والمقارنات لتقديمها لأصحاب القرار، وتشمل:

• القضية (مشكلة أو فرصة).
• فكرة النظام.
• الأهداف والفوائد.
• التوصيات والخيارات.
• الخطوات التالية. نصائح: يجب أن تكون بسيطة، تُناقش في اجتماع، وقد تتطلب تعديلات بناءً على ملاحظات اللجنة.

كتابة العقود:العقد وثيقة قانونية ملزمة تشمل:

• نطاق العمل: تفاصيل المنتجات والخدمات مع إرفاق قائمة المتطلبات.
• البنود القانونية: حقوق والتزامات الأطراف وتبعات عدم الالتزام.
• المبالغ المالية: قيمة الدفع وطريقته.
• الإلزامية القانونية: تحديد البلد الذي يحكم العقد في حال النزاعات. قد يكون هناك عقدان: واحد مع مزود الرخصة وآخر مع المطبق (قد تكون الشركة نفسها).

  التخطيط للتطبيق (Project Planning):

• إعداد خطة تنفيذ مفصلة تشمل الجدول الزمني، الموارد المطلوبة، والمهام المحددة.
• تحديد فريق المشروع من المؤسسة ومزود الخدمة، مع توزيع الأدوار والمسؤوليات.
• وضع معايير لقياس التقدم (مثل مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs).

  تهيئة النظام (System Configuration):

• تخصيص النظام وفقًا لمتطلبات المؤسسة (مثل إعداد قاعدة البيانات، واجهات المستخدم، أو التكامل مع أنظمة أخرى).
• إجراء اختبارات أولية للتأكد من مطابقة النظام للمتطلبات.

  نقل البيانات (Data Migration):

• نقل البيانات الحالية من الأنظمة القديمة إلى النظام الجديد (إن وجدت).
• التحقق من سلامة البيانات ودقتها بعد النقل.

  التدريب (Training):

• تدريب المستخدمين النهائيين والإداريين على استخدام النظام.
• توفير مواد تدريبية (مثل أدلة استخدام أو فيديوهات تعليمية).

  الاختبار والتجربة (Testing and Pilot Phase):

• إجراء اختبارات شاملة (مثل اختبار الأداء، الأمان، والتكامل).
• تشغيل النظام في بيئة تجريبية (Pilot) لتحديد أي مشكلات قبل الإطلاق الكامل.

  الإطلاق الرسمي (Go-Live):

• تشغيل النظام بشكل كامل في بيئة الإنتاج.
• مراقبة الأداء عن كثب لمعالجة أي مشكلات فورية.

  الدعم والصيانة (Post-Implementation Support):

• تقديم الدعم الفني من المزود لحل المشكلات.
• إجراء تحديثات دورية للنظام لضمان استمرارية الأداء ومواكبة التغيرات.

  تقييم الأداء (Performance Evaluation):

• قياس نجاح النظام بناءً على الأهداف المحددة في تحليل الاحتياجات (مثل تحسين الكفاءة أو زيادة الأرباح).
• جمع تغذية راجعة من المستخدمين لتحديد مجالات التحسين.

  التحسين المستمر (Continuous Improvement):

• تحديث النظام بناءً على التغيرات في احتياجات المؤسسة أو البيئة الخارجية (مثل التشريعات).
• إضافة ميزات جديدة إذا لزم الأمر.

تطبيق نظام جديد يتطلب تحليل احتياجات ومتطلبات المؤسسة، اختيار النظام والمزود بناءً على معايير دقيقة، تحديد نوع الاحتضان، وإعداد وثيقة جدوى لاتخاذ القرار. العقد يضمن الالتزام القانوني،وضع خطة للتنفيد والاختبار والتجربة والتحسين المستمر ، مما يساهم في نجاح المشروع التقني وتحقيق أهداف المؤسسة.

التحديات المتوقعة : يمثل تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) مشروعًا ذا طبيعة معقدة، ويواجه المؤسسات خلال هذه العملية مجموعة متنوعة من التحديات التي يمكن أن تعيق نجاح التنفيذ. وتتضمن أبرز هذه التحديات ما يلي:

• مقاومة الموظفين للتغيير: تنشأ هذه المقاومة نتيجة للخوف من فقدان الوظائف، أو صعوبة التأقلم مع الأدوات الجديدة، أو الرغبة في الحفاظ على طرق العمل المعتادة. ويؤدي ذلك إلى انخفاض الإنتاجية، أو رفض استخدام النظام الجديد، أو زيادة الأخطاء بسبب عدم التعاون.
• ارتفاع التكاليف والميزانية غير المتوقعة: تتضمن هذه التكاليف رسوم الترخيص، والأجهزة، والتخصيص، والتدريب، والصيانة. وقد ينتج عن ذلك تجاوز الميزانية المخصصة، خاصة عند إغفال التكاليف غير المباشرة مثل التحديثات المستقبلية.
• صعوبة التكامل مع الأنظمة القائمة: يمثل دمج نظام ERP الجديد مع البرامج القديمة أو غير المتوافقة تحديًا كبيرًا. وقد يؤدي ذلك إلى تأخير المشروع، أو فقدان البيانات، أو تعطيل سير العمليات.
• مشكلات نقل البيانات وتدهور جودتها: تنشأ هذه المشكلات بسبب البيانات غير المنظمة، أو الناقصة، أو المخزنة في أنظمة قديمة. ويترتب على ذلك اتخاذ قرارات خاطئة بناءً على بيانات غير دقيقة، بالإضافة إلى إطالة أمد التنفيذ.
• نقص الخبرة الداخلية: عدم وجود فريق عمل مؤهل لإدارة مشروع ERP أو تشغيل النظام يمثل عائقًا. ويؤدي ذلك إلى اعتماد كبير على الاستشاريين الخارجيين وتأخير في حل المشكلات التقنية.
• تحديات إدارة الوقت والجدول الزمني: ينتج هذا التحدي عن تقدير غير واقعي لمدة التطبيق أو ظهور تعقيدات غير متوقعة. ويؤدي إلى تأخير إطلاق النظام، وإرهاق الفرق العاملة، وتأثير سلبي على العمليات اليومية.
• اختيار نظام أو مزود غير ملائم: عدم توافق النظام مع احتياجات المؤسسة أو اختيار مزود لا يقدم الدعم الكافي يمثل مشكلة. وينتج عن ذلك فشل النظام في تحقيق الأهداف المرجوة وصعوبة إجراء التحديثات مستقبلًا.
• تحديات الأمان والامتثال: تشمل مخاطر اختراق البيانات (خاصة في الأنظمة السحابية) وعدم الالتزام بالقوانين المحلية والدولية (مثل GDPR). ويترتب على ذلك فرض غرامات مالية، وفقدان ثقة العملاء، وتشويه سمعة المؤسسة.
• عدم وضوح الأهداف الاستراتيجية: ينشأ هذا التحدي من غياب رؤية واضحة لسبب تطبيق نظام ERP أو عدم ربطه بأهداف المؤسسة. ويؤدي إلى نظام لا يحقق النتائج المتوقعة أو استثمار بلا عائد ملموس.
• ضعف الدعم الفني بعد التنفيذ: اعتماد المؤسسة على مزود لا يوفر تحديثات أو دعمًا سريعًا يمثل مشكلة. ويؤدي إلى توقف العمليات عند ظهور مشكلات فنية وتراكم الأخطاء.
• تحديات إضافية: تشمل الاختلافات الثقافية في المؤسسات متعددة الفروع أو الجنسيات، حيث قد تتعارض عمليات ERP مع الثقافة المحلية. كما أن عدم التزام الإدارة العليا بالمشروع يؤثر سلبًا على تفاعل الفرق. بالإضافة إلى ذلك، تواجه المؤسسات صعوبة في قياس العائد على الاستثمار (ROI) للنظام في المدى القصير.