تبادل التمثيل الدبلوماسي بين الدول يخضع لشروط وأسس تنظمها القوانين الدولية، وأبرزها اتفاقية فيينا للعلاقات الدبلوماسية لعام 1961. الشروط الأساسية تشمل:

1. الاعتراف المتبادل بين الدولتين:
يجب أن تعترف كل دولة بالأخرى ككيان مستقل وذي سيادة.

2. الاتفاق على إقامة العلاقات الدبلوماسية:
يتم التوصل إلى اتفاق رسمي بين الدولتين عبر القنوات السياسية.

3. تحديد مستوى التمثيل الدبلوماسي:
يتفق الطرفان على مستوى التمثيل الدبلوماسي، سواء كان على مستوى السفراء أو القناصل أو مستويات أخرى.

4. احترام سيادة الدولة الأخرى:
يجب على كل دولة أن تلتزم بعدم التدخل في الشؤون الداخلية للدولة الأخرى.

5. الالتزام بالقوانين الدولية:
يجب أن تلتزم الدولتان بالاتفاقيات الدولية المتعلقة بالعمل الدبلوماسي، مثل توفير الحصانة الدبلوماسية.

6. إنشاء بعثة دبلوماسية وتعيين ممثلين دبلوماسيين:
يتم تحديد موقع السفارة أو البعثة الدبلوماسية وتعيين الدبلوماسيين، على أن يتمتعوا بالمؤهلات المناسبة.

7. إصدار الموافقة (أو القبول) على التمثيل الدبلوماسي:
تُصدر الدولة المضيفة الموافقة على اعتماد ممثلي الدولة الأخرى، وغالبًا ما يتم تقديم "خطاب الاعتماد" للسفير.

8. احترام الأعراف والبروتوكولات الدبلوماسية:
تشمل القواعد التي تنظم العلاقات بين البعثات الدبلوماسية والدول المضيفة، مثل الحصانة وحماية السفارات.

هذه الشروط تهدف إلى ضمان علاقات دبلوماسية مستقرة ومتوازنة تحترم مصالح وسيادة كل طرف.